De belangrijkste aspecten van formele interpersoonlijke communicatie, de normen en toepassingsgebieden. Specifieke varianten en regels die dit soort interactie beperken. Formele interpersoonlijke communicatie is een vorm van interactie tussen mensen die in de samenleving wordt geaccepteerd en wordt gebruikt voor vreemden of kennissen van wie het gesprek zich niet tot een emotioneel niveau verdiept en puur informatief van aard is. Beperkt door gedragsregels en etiquette, die algemeen aanvaard en bindend zijn.
Beschrijving van formele interpersoonlijke communicatie
Communicatie is de belangrijkste vorm van interactie tussen individuen, zonder welke het heel moeilijk is om je het bestaan en de persoonlijke groei voor te stellen. Het is essentieel in alle aspecten van het menselijk leven. Afhankelijk van waar een persoon communiceert, kunnen twee hoofdtypen worden onderscheiden: formeel en informeel. Het belangrijkste verschil tussen de eerste is de aanwezigheid van veel verschillende attitudes, die een persoon beperken in oordelen en een specifiek kader aangeven dat niet kan worden overschreden.
Een andere naam voor formele communicatie is op rollen gebaseerd. Dat wil zeggen, er wordt rekening gehouden met een specifieke rol in de samenleving, die de relatie en ethiek van gedrag tussen twee mensen regelt. Elk individu heeft een eigen afdruk van de samenleving waarin de persoon is opgegroeid, de omstandigheden waarin hij zich momenteel bevindt en de bevoegdheden die hem zijn toegewezen. Hij vervult een bepaalde rol ten opzichte van zijn gesprekspartner en vervult een functie die een gepaste houding ten opzichte van zichzelf vereist. Daarom kunnen we stellen dat de formele vorm van communicatie binnen de voorgeschreven rollen voor iedereen wordt uitgevoerd.
Een persoon werkt bijvoorbeeld in een hoge positie en communiceert met zijn ondergeschikte als baas, waardoor hij zijn taken moet vervullen. Hier moet je hem met respect behandelen en onvoorwaardelijk naar zijn mening luisteren. Laten we zeggen dat een ondergeschikte naast deze persoon woont en hem vaak bij het hek ontmoet, zaailingen, het weer en zelfs algemene vrije tijd bespreekt. De tweede optie zal zich beperken tot informele interpersoonlijke communicatie, waarbij de rollen van baas en werknemer worden verwijderd. Zonder deze maskers zijn ze volledig gelijk in gesprek.
Daarom kan worden gesteld dat formele interpersoonlijke communicatie zakelijke relaties reguleert, die worden beïnvloed door een aantal bureaucratische factoren. Het is zeer beperkt en gehoorzaamt aan een groot aantal regels en voorschriften en geaccepteerde normen waaraan moet worden voldaan.
Verschillen met informele communicatie
Communicatie is een nogal veelzijdig proces en verschilt in elk geval van een soortgelijk proces, dus enkele nuances moeten worden benadrukt. Ze vertegenwoordigen de belangrijkste verschillen tussen de twee soorten interactie die het meest worden gebruikt in de samenleving. Overweeg de kenmerken van formele communicatie:
- Doelwit … Elk formeel gesprek, wat het ook is, heeft een specifiek doel, waartoe communicatie wordt gereduceerd. Dat wil zeggen, ze willen nuttige informatie van een persoon ontvangen, of ze moeten iets belangrijks voor hem overbrengen. In beide gevallen is het gesprek beperkt tot deze doelen en mag het niet naar andere aspecten gaan. Als een formeel gesprek geen specifiek doel heeft waarvoor het gevoerd wordt, dan mag het niet meer zo genoemd worden. Formele communicatie is een hulpmiddel waarmee ze hun werkbehoeften vervullen of alledaagse problemen oplossen. Als het eindresultaat van zo'n gesprek niet nodig is, ontstaat het niet eens. Daarom is het doel het belangrijkste kenmerk van formele interpersoonlijke communicatie.
- Inhoud … Waar mensen over praten tijdens een formeel gesprek speelt ook een grote rol. Dit moet een eenduidig gesprek zijn dat enkele werkpunten voor een of twee gesprekspartners verduidelijkt. Afhankelijk van het specifieke doel moet de inhoud gerelateerd zijn aan het werk of de relaties waarin mensen zich bevinden. De discussie moet betrekking hebben op specifieke aspecten van het werk. De vragen zijn laconiek en de antwoorden zijn kort en zinvol. Er is geen plaats voor heldere humor of andere merkbaar verhelderende omstandigheden. Uitzonderlijk droog informatief gesprek, dat zo nuttig mogelijk moet zijn voor een of alle gesprekspartners.
- Toestand … Noodzakelijkerwijs rekening mee gehouden in formele interpersoonlijke communicatie. Een persoon moet de rol van de gesprekspartner onderscheiden en begrijpen en, afhankelijk daarvan, zijn houding opbouwen, zijn eigen status gelijkstellen. Het wordt beheerst door algemeen aanvaarde gedragsregels, ethiek van communicatie en werkrelaties. Dat wil zeggen, een respectvolle en hoffelijke behandeling is verplicht, waardoor een persoon niet zijn eigen mening kan uiten, maar alleen als masker dient voor het verkrijgen van de nodige informatie of service.
- Emotionaliteit … Een van de belangrijkste verschillen tussen formele en informele vormen van interpersoonlijke communicatie is de emotionele component in het gesprek. Voor de eerste is dit volkomen onkarakteristiek. Expressie van gezichtsuitdrukkingen of met behulp van woorden van uw subjectieve houding ten opzichte van een persoon of een andere factor is absoluut onaanvaardbaar in formele communicatie.
Soorten formele communicatie en hun kenmerken
Formele communicatie is vrij eentonig en het is zeldzaam om specifieke verschillen in de een of andere vorm te benadrukken. Meestal ingedeeld naar scope. Afhankelijk van met wie de persoon omgaat en wat hij met een bepaald gesprek wil bereiken, kunnen drie vormen van formele communicatie worden onderscheiden.
Rollenspel
Dit is eigenlijk communicatie, waarvan de regels worden bepaald door voorwaarden. Op dit specifieke moment speelt een persoon zijn rol en in relatie daarmee wordt zijn interactie met anderen opgebouwd.
Als een vrouw bijvoorbeeld schoonheidsspecialiste of consultant is en op het werk met een klant communiceert, zal ze professionele taal gebruiken, beleefd en hoffelijk blijven, glimlachen en haar werk doen. Ook al mag ze de gesprekspartner niet al te graag, ze wordt gedwongen te glimlachen en vriendelijk te kijken, zoals ze daartoe verplicht is door haar uitvoerende rol.
Op rollen gebaseerde communicatie is ontworpen om emotionele reacties te verdedigen waar ze hoogst ongewenst zijn. Bovendien kunt u door goed een sjabloon te bouwen voor interactie met mensen (bijvoorbeeld klanten), goede professionele resultaten behalen.
Een hartelijke en gastvrije houding zal de aanwezigheid van de salon / winkel / markt beïnvloeden en de marketingprestaties verbeteren. We kunnen dus zeggen dat op rollen gebaseerde formele communicatie een uniek hulpmiddel is dat, in bekwame handen, verandert in een krachtig middel om uw eigen doelen te bereiken.
Bedrijf
Dit type formele communicatie bestaat uit een rigoureuze bespreking van feiten die betrekking hebben op een gemeenschappelijk doel. Er worden alleen droge gegevens gebruikt, die aan de gesprekspartner moeten worden doorgegeven. Het doel van zakelijke communicatie is altijd hetzelfde - materieel of professioneel voordeel, dat wordt bereikt door interactie met andere mensen die in hetzelfde gebied werken. Zakelijke communicatie wordt vaak gepresenteerd in de vorm van onderhandelingen, waarbij alle vragen die van belang zijn voor de partijen laconiek en punt voor punt worden verspreid. Eigenlijk wordt met hun hulp een gedetailleerde informatieve kennismaking gehouden. De gegevens worden van de ene persoon naar de andere overgedragen, terwijl ze zo gecomprimeerd mogelijk zijn tot de grenzen van het belang en de waarde van elk voorstel. Een persoon werkt bijvoorbeeld voor een groot bedrijf en moet ondergeschikten instrueren over een nieuw project. Dat wil zeggen, in zakelijke taal zal hij alles uitleggen wat in dergelijke gevallen wordt verstrekt. De presentatie van gedachten is zo laconiek mogelijk, vergelijkingen en komische uitweidingen zijn niet typisch.
Functioneel
Gebruikt om te voorzien in hun behoeften in het dagelijkse leven en minimale interactie met mensen. Dat wil zeggen, in elk afzonderlijk geval heeft het zijn eigen functie. Zodra deze is vervuld, stopt de communicatie met deze persoon.
Tegelijkertijd zijn er geen specifieke statussen die de gelijkheid van gesprekspartners bepalen. De mogelijkheid van vooraf geplande toekomstige vergaderingen is ook uitgesloten.
Het meest opvallende voorbeeld kan een tweede gesprek in de lift zijn "Welke verdieping bent u?" of in de bus "Pass, please, for the fare." Tegelijkertijd maakt het helemaal niet uit wie deze persoon is, hoger of lager in status. Hij zal altijd een voorbijganger blijven.
Alleen algemene regels voor etiquette en gedrag met vreemden reguleren functionele formele communicatie. Ze houden afstand tussen de gesprekspartners en brengen zelfs in zo'n tweede gesprek hun deel van beleefdheid en hoffelijkheid in.
Basisregels van formele communicatie
Zoals hierboven vermeld, vormen regels de basis van formele communicatie. Standaard wordt ervan uitgegaan dat alle deelnemers aan het gesprek ermee bekend zijn en zich er in gelijke mate aan houden.
Om de functies iets specifieker te maken, zijn er verschillende basisregels voor formele communicatie:
- Afstand … Er moet zowel fysieke als psychologische afstand zijn tussen de gesprekspartners. Dat wil zeggen, je kunt niet in de ziel komen, naar persoonlijke dingen vragen of naar een hoger communicatieniveau gaan. Het gesprek moet in één richting verlopen en niet verder gaan dan het leidende onderwerp. Houd er rekening mee dat de gesprekspartner zich tijdens zo'n formeel gesprek misschien niet op zijn gemak voelt en dat dit een ongewenste reactie uitlokt of negatieve indrukken veroorzaakt. En dit zal op zijn minst het beeld bederven.
- Pragmatisch … Wanneer u een formeel gesprek voert, moet u altijd het doel ervan onthouden. Je kunt niet afwijken van het onderwerp of directe antwoorden uit de weg gaan. Zo'n gesprek is buitengewoon informatief en ondersteunend, daarom moet het zo beknopt en pragmatisch mogelijk zijn. U mag het gesprek niet opzettelijk verlengen of verstrooidheid tonen.
- Focus … Voor formele interpersoonlijke communicatie is het gesprek eenpuntig. Dat wil zeggen, het gesprek gaat in een bepaalde richting en raakt geen andere onderwerpen aan. De aard van communicatie wordt overgedragen vanuit zijn doel, en zodra het is bereikt, verdwijnt de behoefte om het gesprek voort te zetten vanzelf.
- Emotionele blokkade … Formele interpersoonlijke communicatie heeft geen invloed op het niveau van gevoelens. Dat wil zeggen, mensen komen niet eens in de buurt van het beoordelen van hun indrukken, het analyseren van het gedrag van de gesprekspartner. Bovendien zit er geen emotionaliteit in het gesprek, als je geen rekening houdt met professionele groffe humor of secondekosten.
Hoe ga je van formele naar informele communicatie?
Eerst moet je voor jezelf uitzoeken en bepalen waarom je dit moet doen. In sommige gevallen is formele communicatie bedoeld om de menselijke emoties te beschermen van mensen in die beroepen die gedwongen worden veel met anderen te communiceren. Dit is een soort masker om je innerlijke wereld te beschermen tegen vreemden die deze zelfs onvrijwillig kunnen binnendringen. Maar in sommige gevallen is zo'n overgang gewoon noodzakelijk. Hiervoor is het belangrijk om op verschillende aspecten te letten:
- Wederkerigheid … Het is onmogelijk om van slechts één kant over te schakelen op informele communicatie. Dit is noodzakelijkerwijs een wederkerig proces, dat gepaard gaat met wederzijdse instemming en doelgericht gedrag en acties. Dat wil zeggen, de gesprekspartner moet ook geïnteresseerd zijn in een dergelijke overgang, of in ieder geval niet erg vinden.
- geleidelijkheid … Natuurlijk is het onmogelijk om, na langdurige communicatie op formeel niveau, op een goed moment iemand te benaderen, op de schouder te klappen en te spreken als een beste vriend. Dit kost tijd, of misschien moet je niet op zo'n uitkomst rekenen. Je moet beginnen met geleidelijke kleine vragen, beleefde zinnen die half goede manieren zijn en half oprechte interesse in het leven van de ander.
- Humor … Vreemd genoeg, maar de eerste op weg naar informele communicatie helpt een positieve houding en een kans om samen te lachen. Je moet beginnen met kleine werkmomenten die voor velen komisch of grappig lijken. Als een persoon contact maakt met behulp van humor, dan is er ongetwijfeld een kans om informeel te communiceren.
- Prioriteit … Veel mensen houden misschien niet van de overgang naar informaliteit vanwege het risico de zakelijke waarde van gesprekken te verliezen. Dat wil zeggen, als je lange tijd alleen uit noodzaak met een persoon hebt gecommuniceerd, dan moet je op die manier beginnen. U moet eerst alle werkmomenten en doelen voor formele communicatie achterhalen en vervolgens doorgaan met "toenadering".
Wat is formele communicatie - bekijk de video:
Zowel formele als informele communicatie hebben hun eigen toepassingsgebieden. Ze dienen met succes als instrumenten voor interactie tussen mensen van verschillende categorieën en doen hun werk goed. Formele communicatie is ontworpen om alledaagse en werkmomenten op te lossen met mensen die je niet in je leven wilt laten, maar die je nog steeds met hen moet communiceren. Het vertegenwoordigt etiquette in actie en getuigt van het opleidingsniveau van elke individuele persoon.
