Hoe U Uw Werkruimte Effectief Kunt Organiseren

Inhoudsopgave:

Hoe U Uw Werkruimte Effectief Kunt Organiseren
Hoe U Uw Werkruimte Effectief Kunt Organiseren

Video: Hoe U Uw Werkruimte Effectief Kunt Organiseren

Video: Zelfleiderschap - 14 Organiseren 2022, December
Anonim
Image
Image

Alexandra Savina

We brengen het grootste deel van de dag op het werk door., of het nu een kantoor of een thuiskantoor is. Tegelijkertijd offeren we vaak ons ​​eigen comfort op en denken we zelden na over hoe de ruimte om ons heen ons beïnvloedt. Als het u lijkt dat u niets doet en vastloopt met een heleboel verantwoordelijkheden, ligt de kwestie misschien in een losse stapel papieren op tafel, waar het onmogelijk is om iets te vinden. We delen tips om u te helpen uw werkplek efficiënter in te richten om productiever te werken.

Image
Image

Weg met het teveel

Voordat u begint met het reorganiseren van uw werkplek, moet u alle onnodige dingen weggooien. Zelfs als u productiever bent aan een onreinigd bureau, kan het geen kwaad om te ontdoen van wat u niet goed doet. Dit geldt voor alles: werkpapieren, kantoorbenodigdheden en alle andere dingen - probeer rond te komen met het noodzakelijke minimum. Gooi koelbloedig weg wat je niet helpt bij je werk: een paar memorabilia en een favoriete ingelijste foto kunnen geen kwaad, maar als er veel meer zijn, kunnen ze een serieus deel van het werkoppervlak wegnemen.

Doe om de paar maanden een voorjaarsschoonmaak en houd hem regelmatig schoon. Kies het voor u meest geschikte schema (bijvoorbeeld 15 minuten aan het einde van elke werkdag of een uur op vrijdag) en houd u eraan - het zal gemakkelijker zijn om de orde te handhaven en documenten en papieren zullen zich niet op de tafel opstapelen. En om het gemakkelijker te maken om onnodige dingen kwijt te raken, moet u altijd een prullenbak naast de tafel zetten. Het is ook handig om de tafel aan het einde van de dag af te nemen met een antibacteriële doek.

Behandel papieren en documenten

Laten we eerlijk zijn: papier is de belangrijkste bron van verspilling op uw desktop. En hoewel we steeds minder met hen samenwerken, zijn er niet zo veel bedrijven die volledig zijn overgestapt op elektronisch documentbeheer. Om het omgaan met de stroom gemakkelijker te maken, kunt u twee laden of twee mappen op tafel hebben, afhankelijk van het aantal documenten waarmee u te maken heeft. In de eerste moet u al het nieuwe toevoegen: aanvragen voor ondertekening, ongeopende brieven en dergelijke. In de tweede moet u de papieren opsturen die u heeft bekeken en die u later moet afhandelen, zodat er niets zonder aandacht blijft.

Voor papieren waar je nu niet mee te maken hebt, maar die je toch bij je moet hebben, is het beter om een ​​bepaald opbergsysteem te hebben. Dit hoeven geen bekende mappen te zijn: als u niet veel ruimte op uw bureau heeft, kunt u proberen om speciale bakjes (voor bijvoorbeeld het opbergen van kranten) aan de muur te hangen. Kleine briefjes, memo's en herinneringen kunnen aan een speciaal net worden gehangen in plaats van aan een saai kurkbord. Bijzonder belangrijke documenten kunnen worden gescand en een kopie kan op een computer worden opgeslagen.

Overweeg een systeem van labels en labels - misschien hoeft u alleen de mappen te ondertekenen, of misschien is het handig om ze in te kleuren om sneller te vinden wat u nodig heeft. Terwijl u de papieren vouwt, moet u zich afvragen of u ze echt nodig heeft en of u ze in de toekomst zult raadplegen - het meeste van wat we bewaren "voor het geval dat", gebruiken we later niet. Probeer geen map "Overig" of "Diversen" te starten - hoogstwaarschijnlijk zult u na verloop van tijd vergeten wat er precies is.

Probeer het paper-action-principe te implementeren. Laat documenten en aantekeningen niet zomaar op tafel liggen, beschouw ze als een handeling die u moet uitvoeren: een visitekaartje met een telefoonnummer erop is bijvoorbeeld een excuus om een ​​nieuw contact aan uw smartphone toe te voegen of een noteer in uw dagboek dat u iemand moet bellen.

Image
Image

Gebruik dozen en ander opberggereedschap

Nadat je de papieren hebt uitgezocht, moet je op andere items op je bureau letten.Het maakt niet uit hoe liefdevol u kantoorbenodigdheden kiest, het is beter om ze niet altijd op het bureau te bewaren, maar ze er indien nodig uit te halen - op deze manier is er meer ruimte en minder stof. Voor kleine dingen kun je bijvoorbeeld eierhouders gebruiken. Het is de moeite waard om in een aparte doos of container te vouwen wat u niet vaak gebruikt: bijvoorbeeld een streek, rekenmachine of plakband.

Dozen, mappen en opslagcontainers zijn niet duur (ze zijn te vinden in dezelfde IKEA), maar ze zullen helpen om de werkruimte veel efficiënter te gebruiken - zowel op kantoor als thuis. Kies duurzame exemplaren die lang meegaan - en vergeet niet na te denken over uw label- en druppelsysteem, net als bij papier.

Houd de snoeren netjes

Om het bureaublad er schoner uit te laten zien, is het de moeite waard om de draden en verlengsnoeren te verbergen: u kunt een speciale container kopen, of u kunt het zelf proberen te maken - uit een schoenendoos. Als er niet veel ruimte is en er is nergens om de draden te verbergen, moet u ze in ieder geval zorgvuldig vastbinden zodat ze niet in de weg zitten en niet in de war raken.

Sorteer bestanden op uw computer

Een ander belangrijk punt bij het organiseren van uw werkruimte is het sorteren van bestanden op uw computer. Als je het nog niet hebt gedaan, neem dan een uur of twee om de documenten op een nieuwe manier te ordenen: het is eng om dit aan te pakken, maar dan moet je jezelf bedanken. Net als bij gewoon papier helpen systematisering en labels die voor u handig zijn hier veel bij. Als u vaak met verschillende versies van hetzelfde document moet werken, is het handig om een ​​naamgevingssysteem te bedenken dat voor iedereen die aan de taak werkt duidelijk zal zijn. Bovendien kunt u in de naam van elke nieuwe versie de datum en, indien nodig, de tijd toevoegen - zodat het gemakkelijk zal zijn om te begrijpen wanneer de laatste wijzigingen zijn aangebracht en de versies te vergelijken.

Mappen die u nu niet nodig heeft, maar die u in de toekomst kunt gebruiken, kunnen worden gearchiveerd - op deze manier kunt u gemakkelijker navigeren. En een kopie van de meest waardevolle documenten moet in de cloud worden opgeslagen - voor het geval dat.

Image
Image

Organiseer extra opslagruimte

Dit advies is in de eerste plaats nodig voor degenen die vanuit huis werken, en niet alleen met documenten, maar ook met meer omvangrijke materialen: als het niet zo eng is om in het weekend op kantoor papieren op het bureau te laten liggen, dan wil je thuis de ruimte om zo schoon mogelijk zijn. Niet iedereen heeft een apart kantoor of een grote werkruimte, maar zelfs in dit geval is er een uitweg. U kunt hangende planken boven de tafel toevoegen of eronder extra opbergruimte organiseren.

Verdeel de werkplek in zones

Dit is een handige techniek die je helpt om efficiënter om te gaan met diverse taken: reserveer een plek voor jezelf om achter de computer te werken en een aparte ruimte voor taken die je zonder dit probleem kunt oplossen - met gedrukte documenten of bijvoorbeeld brainstormen met een notitieboekje in de hand. Zelfs als u een kleine tafel heeft, kunt u de ruimte nog steeds plaatsen: het is voldoende om bijvoorbeeld naar het andere uiteinde te gaan of op een gemeenschappelijke bank te zitten.

Als u vanuit huis werkt, is het erg belangrijk om een ​​aparte werkruimte opzij te zetten (zelfs als deze deel uitmaakt van de keukentafel of een kleine opklapbare tafel). Dit is vooral nodig om werk en privé te scheiden (thuiswerken, het kan moeilijk zijn om van de ene modus naar de andere over te schakelen), maar het kan ook praktisch van pas komen. Zo is het handig om een ​​aparte werkcomputer te hebben, die niet door kinderen wordt benaderd en die niet op het meest ongelegen moment kapot gaat.

Houd de dingen die je nodig hebt binnen handbereik

We denken dat u dit principe al toepast, maar het is niet overbodig om het nog een keer te zeggen. Bij het uitrusten van een thuiskantoor, het organiseren van de ruimte en het bepalen waar dit of dat ding zal liggen, moet je allereerst beginnen met hoe het werkproces is opgebouwd.De belangrijkste dingen moeten altijd bij de hand zijn, laat u anders leiden door hoe u de items gebruikt - bewaar bijvoorbeeld papier in de buurt van de printer en stickers in de buurt van het gebied waar u gewoonlijk met documenten werkt of boeken leest die nodig zijn voor uw werk.

Image
Image

Zorg voor dingen waardoor u zich beter voelt

Denk aan de werkruimte en vergeet comfort niet - ook in de kleine dingen. Het is erg belangrijk om een ​​comfortabele stoel te kiezen zodat er geen pijn in de rug en nek is, zorg voor voldoende verlichting (als het donker is op kantoor, koop dan een tafellamp) en andere dingen die het dagelijkse kantoorleven beter kunnen maken bijvoorbeeld een kussen onder de pols, dat het ontstaan ​​van het tunnelsyndroom helpt voorkomen, of een voetensteun die de rug en nek ontlast.

Eet niet aan uw bureau

Hoewel dit advies niet van toepassing is op de organisatie van de ruimte, maar op de organisatie van de workflow, en het lijkt voor de hand liggend, wordt het toch vaak verwaarloosd - en tevergeefs. Tijdens het tafelen aan de balie kan je rustig meer eten (als we het druk hebben, letten we niet op hoeveel we eten, ook al hebben we geen honger meer, en kiezen we vaak niet voor de meest gezonde tussendoortjes). Bovendien zal een lunchpauze (zij het een korte) helpen om de zaken af ​​te leiden en er met hernieuwde kracht op terug te komen.

Als je een snack aan je bureau niet kunt vermijden, kies dan eten dat niet verkruimelt, morst of vies wordt (kruimels uit het toetsenbord schudden of soep morsen op een werklaptop is geen leuk vooruitzicht), probeer voorzichtig te zijn en niet bemoei je met anderen (een sterke voedselgeur kan onaangenaam zijn voor collega's), ruim jezelf op en zorg ervoor dat je de tafel na de lunch afveegt.

Foto's: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store

Populair per onderwerp